Driftsaftalen Ledende bibliotekars ansvar og kompetence i forhold til personalet  -   Institutionens styring  -  Fast Ejendom   -  Økonomi i øvrigt  -  Institutionens forpligtelser og kompetence i forhold til kommunens personalepolitik  - Institutionens brug af kommunens serviceydelser

Driftsaftalen

Driftsaftalen, som er udarbejdet i forbindelse med Stubbekøbing Biblioteks overgang til intern kontraktstyring pr. 1. januar 2001, er gældende indtil 31.12. 2004.

På baggrund af, at intern kontraktstyring på Stubbekøbing Bibliotek er et pilotprojekt i Stubbekøbing Kommune, skal driftsaftalen løbende vurderes, og indholdet i aftalen kan i hele perioden justeres efter forhandling mellem økonomiudvalg og ledende bibliotekar.

Driftsaftalen angiver de generelle spilleregler ved intern kontraktstyring; dvs. præciserer ledende bibliotekars ansvar og råderum i forhold til såvel det politiske som administrative niveau i Stubbekøbing Kommune. Hertil er knyttet en 2-årig resultatkontrakt, som præciserer budget, mål og krav for perioden 2001-2002.

Aftalen er en intern aftale uden juridiske konsekvenser i forhold til domstolene, og kommunen kan i kraft af det almindelige over/underordnelsesforhold fortsat tilbagekalde eller ændre indholdet i såvel driftsaftalen som resultatkontrakten, hvis omstændighederne gør det nødvendigt. Hvis driftsaftalen skal tillægges værdi, bør væsentlige ændringer i indholdet dog undlades i aftaleperioden, og altid kun udføres efter forudgående forhandling mellem økonomiudvalg og ledende bibliotekar.

Genforhandling af driftsaftalen skal senest finde sted i forbindelse med budgetlægningen for 2005.

retur.gif (175 bytes)

 

Ledende bibliotekars ansvar og kompetence i forhold til personalet

Ledende bibliotekar skal i udøvelsen af sin ledelseskompetence inddrage personalet i overensstemmelse med kommunens personalepolitik samt overholde gældende love og overenskomster.

Kompetencen til at fastsætte normering, ansætte og afskedige personale er fremover placeret direkte hos ledende bibliotekar, - herunder også adgang til at ændre på personalets faglige sammensætning såfremt behovene ændrer sig.

Ledende bibliotekar ansættes og afskediges af byrådet.

Ledende bibliotekar forhandler NY LØN med de forhandlingsberettigede organisationer og har kompetencen til at fastsætte personalets klassificering og lønindplacering i forhold til overenskomster og øvrige aftaler for området.

Forvaltningschefen for skole- og kulturområdet forhandler NY LØN med ledende bibliotekar.

I forbindelse med ansættelse og afskedigelse af personale samt forhandling af NY LØN skal løn- og personalekontoret altid inddrages som konsulenter.

Besparelser på lønkonti ved ubesatte stillinger indenfor et regnskabsår tilfalder Biblioteket.

Ved længerevarende sygdom, barsel og lign. dækker Biblioteket den fulde lønudgift for de første 14 dages fravær i sammenhæng, hvorefter dagpengerefusionen tilgår Bibliotekets lønkonto på samme måde, som er gældende for kommunens andre institutioner.

Ledende bibliotekar er ansvarlig for personalets fortsatte personlige og faglige udvikling i relation til Bibliotekets virksomhed.

retur.gif (175 bytes)

Institutionens styring

Ledende bibliotekar er ansvarlig for udarbejdelsen af virksomhedsplaner og er forpligtet til at arbejde for opfyldelsen af byrådets overordnede målsætninger og delmål samt de resultatkrav, der fastlægges i forbindelse med de 2-årige resultatkontrakter.

I forbindelse med regnskabsafslutningen udarbejder ledende bibliotekar en årsrapport til skole- og kulturudvalget om Bibliotekets opfyldelse af udvalgets og byrådets mål, delmål og resultatkrav. Årsrapporten bruges til evaluering og ajourføring af aftalen.

Skole- og kulturudvalget er forpligtet til at give byrådet en orientering om årsrapporten samt give Biblioteket en tilbagemelding herom.

 

retur.gif (175 bytes)

Fast Ejendom

 

Vedligeholdelse af bygning og udenomsareal

Ledende bibliotekar har ansvaret og kompetencen vedrørende vedligeholdelse af Bibliotekets bygninger og udenomsareal, og udgifterne hertil skal dækkes indenfor Bibliotekets nettodriftsbevilling.

Teknisk forvaltning yder som hidtil vederlagsfrit konsulentbistand efter behov, - herunder foretager Teknisk forvaltning et årligt bygningstilsyn, og på baggrund heraf udarbejder Teknisk forvaltning en tilsynsrapport indeholdende forslag til et flerårigt vedligeholdelsesprogram samt prisskøn herfor.

På grundlag af tilsynsrapporten er ledende bibliotekar herefter ansvarlig for, at bygningen og udenomsarealet holdes i forsvarlig stand.

Vedligeholdelse af kloakanlæg falder udenfor Bibliotekets ansvars- og budgetområde.

 

 

Energikonti

Udgifterne til varme og el skal fremover afholdes indenfor Bibliotekets nettodriftsbevilling.

Bibliotekets udgifter til opvarmning beregnes ved budgetlægning på grundlag af:

Merudgift/mindreudgift udover 10% som følge af prisændring på energi eller stigning/fald i antal graddage giver adgang til en tillægsbevilling.

Som bekendt har udgifterne til energi været stigende i de senere år, og hvis andre kommunale institutioner i de kommende budgetår generelt får tilført yderligere midler til el og opvarmning, skal Bibliotekets budget tilføres tilsvarende opskrivninger.

retur.gif (175 bytes)

 

Økonomi i øvrigt

(Budgetrammen for 2001 og herunder personalenormeringen pr. 1.1.2001 danner grundlag for såvel den 4-årige driftsaftale som den 2-årige resultatkontrakt.)

 

Ledende bibliotekar er ansvarlig for, at Bibliotekets budgetramme overholdes og udnyttes til opfyldelse af byrådets mål og vedtagne resultatkrav samt gældende lovgivning for området.

Bibliotekets budgetramme reguleres årligt efter de generelle fremskrivninger, som vedtages af byrådet. Såfremt prisudviklingen på enkelte områder er markant større, drøftes dette ved de årlige budgetforhandlinger.

Endvidere kan Bibliotekets budgetramme reguleres ved hver budgetvedtagelse, såfremt resultatkravene og delmålene i den interne resultatkontrakt giver anledning hertil.

Biblioteket får årligt én samlet nettodriftsbevilling, som omfatter samtlige driftskonti. Ledende bibliotekar kan herefter disponere over bevillingen efter eget valg, men naturligvis på baggrund af virksomhedsplanen og resultatkontrakten. Biblioteket får i princippet ét økonomisk rammebeløb (nettobeløb) og kan således udarbejde et lokalt budget i forhold til mål og krav.

Øgede driftsindtægter tilfalder Biblioteket.

Alle udgifter og indtægter skal registreres i kommunens økonomisystem.

Ledende bibliotekar kan frit anvende et evt. overskud indenfor Bibliotekets formål.

Overskud kan overføres til næste budgetår uden begrænsning, mens underskud (på max. 5 % af den samlede nettobevilling) modregnes i næste års budget.

Ledende bibliotekar kan på Bibliotekets vegne i forbindelse med større anskaffelser/reparationer ansøge om lån af kommunens midler. Lånene afdrages gennem nedsættelse af bevillingen de følgende år.

Leje med forkøbsret og leasing må finde sted indenfor en samlet ramme på max. 100.000 kr. i samlet anskaffelsespris

Biblioteket kan efter ledende bibliotekars bestemmelser, ud over de budgetlagte indtægter, udføre indtægtsdækket virksomhed, sålænge arbejdet ligger indenfor institutionens almindelige virksomhed og kommunalfuldmagtens rammer.

I forbindelse med overgangen til intern kontraktstyring pr. 1.1.2001 overføres en forholdsmæssig andel af NY LØN-puljen til Bibliotekets konti svarende til Bibliotekets lønandel (excl. løn til ledende bibliotekar, som forbliver i den centrale pulje). Fremover tilføres midler til Bibliotekets budget såfremt kollektive aftaler medfører ekstra udgifter for institutionen, og i samme takt som der sker tilførsel af yderligere midler generelt til andre institutioner i kommunen.

Ledende bibliotekar er ikke ansvarlig for større uforudsete udgifter som følge af force majeure.

Ledende bibliotekar har mulighed for at søge om tillægsbevilling i tilfælde af ekstraordinære forhold, som Biblioteket/ledende bibliotekar ikke selv har indflydelse på, og som betyder væsentlige merudgifter. Opsparet overskud/underskud påvirker ikke denne adgang.

retur.gif (175 bytes)

Institutionens forpligtelser og kompetence i forhold til kommunens personalepolitik

Kommunens forskellige politikker skal overholdes. Som eksempel kan nævnes personale-, ryge- og alkoholpolitik.

Biblioteket er med i de centrale velfærdsordninger, herunder gaver og frihed ved mærkedage, adgang til feriefondens sommerhus m.m.

 

retur.gif (175 bytes)

 

Institutionens brug af kommunens serviceydelser

Biblioteket er forpligtet til at benytte kommunens økonomisystem (NAVISION) og betaler herfor i samme omfang som de andre institutioner, som deltager i denne ordning

Bibliotekets regnskaber revideres gratis af den af byrådet valgte revision.

Biblioteket er forpligtet til at benytte løn- og personalekontoret som konsulenter ved fastansættelser, afskedigelser og forhandlinger om NY LØN. Derudover kan Biblioteket gratis benytte sig af løn- og personalekontorets almindelige rådgivning.

Løn- og personalekontoret varetager overordnet korrespondance vedr. personaleadministration.

Lønanvisning skal altid foregå på systemer, som er godkendt af løn- og personalekontoret. Den centrale lønanvisning og udbetaling udføres af løn- og personalekontoret uden udgift for Biblioteket.

Teknisk forvaltning skal yde Biblioteket den samme service som andre kommunale institutioner modtager og på samme økonomiske vilkår.

Økonomisk forvaltning/Borgmesterkontoret forestår og betaler på Bibliotekets vegne de fornødne forsikringer efter gældende regler. Biblioteket kan dog vælge at tegne en forsikring udenfor Købstædernes alm. Brandforsikring i forbindelse med f.eks. udstillingsvirksomhed, hvis det er økonomisk mere fordelagtigt.

Bibliotekets nuværende forhold til kommunens IT-afdeling ændres ikke ved Bibliotekets overgang til intern kontraktstyring. Biblioteket vil have samme muligheder for gratis konsulentbistand og teknisk service som hidtil og stilles heller ikke økonomisk ringere.